Outil 3 – Matrice de consultation
Une fois effectuées toutes les étapes citées dans l’outil 2, il est alors nécessaire de planifier par quel biais vous comptez consulter les parties prenantes et quand. L’outil de matrice de consultation vous aide à créer un plan qui fonctionne avec tous les besoins des différents groupes de parties prenantes ; il vous tient informé des futures réunions et vous permet de noter ce dont vous avez discuté antérieurement. Conserver les comptes-rendus de réunions sur une base de données electronique des parties prenantes (p161) garantit contre la perte ou l’oubli des informations et toutes les parties prenantes sont régulièrement consultées et écoutées.
ÉTAPE
1
Dressez la liste des parties prenantes clés provenant de l’outil 2.
ÉTAPE
2
Utilisez la matrice de consultation pour identifier les meilleures méthodes de consultation pour chaque partie prenante ou goupe.
ÉTAPE
3
Créez une table de consultation résumant les méthodes choisies.
ÉTAPE
4
Suivez et évaluez l’efficacité de vos activités de consultation.
ÉTAPE
5
Conservez le compte-rendu des consultations pour pouvoir suivre les progrès réalisés. Quand vous parvenez à des accords, il est recommandé de les noter et de les signer. Il faut garder une copie pour vous et en fournir une aux parties prenantes.
Les meilleurs conseils :
- contactez-vous souvent, et pas seulement quand vous avez besoin de quelque chose ;
- consultez toutes les personnes qui souhaitent s’exprimer ;
- écoutez autant que vous parlez ;
- notez tous les commentaires et toutes les réponses dans une base de données, y compris les votres ;
- soyez réceptifs aux problèmes soulevés et aux actions résultant des consultations ;
- notez tous les engagements pris et revoyez-les régulièrement.
Lectures complémentaires :
Communauté, Économie, Environnement, Éthique professionnelle, Gestion, Restauration
La mise en œuvre de processus de SSEC pré-opérationnels
Le projet de mine de charbon de BHP Billiton IndoMet (IMC) a adopté une approche intégrée pour développer les pratiques et processus sanitaires, sécuritaires, environnementaux et communautaires (SSEC) alors qu’il est encore au stade d’exploration et d’étude de faisabilité du projet.
Sources:
IFC, Stakeholder Engagement: A Good Practice Handbook for Companies Doing Business in Emerging Markets, Washington DC, 2007. Disponible sur : https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/938f1a0048855805beacfe6a6515bb18/IFC_StakeholderEngagement.pdf?MOD=AJPERES
Zandvliet, L. and Anderson, M. B., Getting it Right: Making Corporate-Community Relations Work, Greenleaf Publishing, Sheffield, 2009, surtout le chapitre 9.