Herramienta 3 – Matriz de consulta
Una vez que todos los pasos en la herramienta 2 han sido completados, es necesario planificar cómo y cuándo consultará con los participantes interesados. La herramienta de la matriz de consulta lo ayuda a crear un plan que funciona con todas las necesidades de los diferentes grupos de participantes interesados, lo mantiene actualizado sobre las reuniones inminentes y registra lo que se discutió anteriormente. Mantener registros usando una base de datos electrónica (p161) asegura que la información no se pierda o se olvide y que todos los participantes interesados son consultados y escuchados de forma regular.
PASO
1
Listar a los participantes interesados clave tomados de la herramienta 2
PASO
2
Use una matriz de consulta para identificar los mejores métodos de consulta para cada participante o grupo
PASO
3
Crear una tabla de consulta que resuma los métodos seleccionados
PASO
4
Monitorear y evaluar la eficacia de las actividades de consulta
PASO
5
Registrar las consultas para mantener un registro del progreso. Cuando se logran acuerdos, es aconsejable registrarlos y firmarlos; retener una copia para ustedes y entregar una copia para los participantes interesados
Los mejores consejos:
- consulte a menudo y no solo cuando requiera algo
- consulte a cualquiera que desee hablar
- escuche tanto como habla
- registre todos los comentarios y respuestas en una base de datos, incluyendo los suyos
- dé una respuesta a los temas y acciones que surgan de las consultas
- registre cualquier compromiso realizado y revíselo con regularidad
Bibliografía complementaria:
Comunidad, Economía, Entorno, Ética empresarial, Gestión, Medio ambiente, Negocio ético, Rehabilitación
Implementación preoperativa de los procesos HSEC
El proyecto de carbón de IndoMet de BHP Billiton (IMC) ha tomado un enfoque completo e integrado para desarrollar prácticas y procesos de salud, seguridad, medio ambiente y comunidad mientras se encuentra en la etapa de estudio de factibilidad del proyecto.
Fuentes:
IFC, Compromiso de los participantes interesados: A Good Practice Handbook for Companies Doing Business in Emerging Markets, Washington DC, 2007. Disponible en: https://www.ifc.org/wps/wcm/connect/938f1a0048855805beacfe6a6515bb18/IFC_StakeholderEngagement.pdf?MOD=AJPERES
Zandvliet, L. and Anderson, M. B., Getting it Right: Making Corporate-Community Relations Work, Greenleaf Publishing, Sheffield, 2009, especialmente el Capítulo 9.