Élément 3 – Évaluer et répondre : comment utiliser les résultats
Évaluer pleinement, et bien comprendre l’information recueillie à partir des résultats permettra aux équipes de travailler au sein des communautés, tout en renforçant les relations entre la communauté et l’entreprise.
La section 3 explique :
- comment analyser les résultats de l’évaluation ;
- en quoi les perceptions de l’entreprise peuvent diverger du sentiment de la communauté ;
- comment comprendre les causes de tout déficit du soutien communautaire ;
- comment déterminer les domaines sur lesquels il faut axer les efforts pour renforcer les relations entre la communauté et l’entreprise ;
- comment collaborer avec les communautés pour améliorer leurs relations avec l’entreprise.
Guide par étape : processus d’analyse
ÉTAPE
1
Déterminer si les perceptions de l’entreprise et celles des parties prenantes divergent (p30) – étape 6
- le but est d’identifier toute différence importante entre les perceptions des parties prenantes et celles de l’entreprise. Une suggestion serait de réunir un petit nombre de collaborateurs de l’entreprise, qui ne soient pas au courant des opinions des parties prenantes, dans un contexte de groupe de travail ;
- notez les réponses données par le personnel de l’entreprise. Résumez et notez l’idée que le groupe se fait des perceptions des parties prenantes données pour chaque indicateur et facteur contextuel. Comparez et analysez les perceptions des parties prenantes et celles du personnel en utilisant un graphique en toile d’araignée ;
- l’annexe E (p60-66) propose une liste de questions à poser aux parties prenantes internes. Celles-ci sont axées sur l’idée qu’elles se font de la manière dont les parties prenantes externes perçoivent le site et le contexte externe.
ÉTAPE
2
Identifier les problèmes et les difficultés relationnelles et organisationnelles (p31) – étape 7
- cette étape peut être effectuée, si possible, sous forme de petits groupes de travail, avec des membres de l’équipe d’évaluation et des membres de l’équipe de relations communautaires, ainsi que d’autres équipes internes susceptibles de fournir des informations utiles sur les parties prenantes externes ;
- recueillez des informations des parties prenantes et du personnel interne par des sondages, des notes d’entrevue, le registre des engagements, l’analyse des risques sociaux, les mécanismes de règlement des griefs etc. ;
- organisez les informations dans un tableau. Utilisez le Tableau 5 (p32) comme modèle ;
- il faudra peut-être mener d’autres activités, par exemple tenir des réunions plus fréquentes ou plus ciblées avec les parties prenantes, organiser davantage de visites du site par les parties prenantes, offrir davantage de possibilités de formation etc. pour améliorer les relations entre la communauté et l’entreprise ;
- intégrez toutes les propositions d’actions dans votre planification et vos activités d’implication actuelles, par exemple, le plan d’implication des parties prenantes.
ÉTAPE
3
Discuter des résultats de l’évaluation avec les parties prenantes (p33) – étape 8
- même si les actions proposées ont déjà fait l’objet de discussions et ont été initialement acceptées, il est très important de vérifier si elles sont valables aux yeux des parties prenantes. Il serait peut-être nécessaire de les changer ;
- vérifiez que la personne qui participera aux réunions des parties prenantes soit bien informée et consciente des engagements qu’elle peut ou ne peut pas prendre.
ÉTAPE
4
Intégrer les étapes suivantes dans votre planification générale (p34) – étape 9
- une fois que vous serez convenu des étapes suivantes avec les parties prenantes, détaillez ces actions et le moment de leur mise en œuvre ainsi que les ressources et les préparatifs requis pour chacune. Essayez de les incorporer au plan global d’implication existant des parties prenantes.
Considérations à prendre en compte pour que les étapes suivantes aient du succès :
- quels sont les éléments spécifiques du processus dont il vous faudra convenir avec les parties prenantes (calendrier, lieu, langue, etc.) ?
- cette réunion devrait-elle avoir lieu en petit ou en grand groupe ?
- serait-il nécessaire qu’une tierce partie neutre facilite la réunion ?
- la démarche est-elle adaptée aux valeurs et aux approches culturelles des groupes de parties prenantes ?
- si différents groupes de parties prenantes ont
formulé des remarques contradictoires qu’il est difficile de concilier, vous devez clairement indiquer que vous ne serez pas en mesure d’intégrer toutes les recommandations ; - veillez à adapter le langage utilisé ainsi que les explications d’analyses, de manière à n’exclure aucun groupe ni semer la confusion ;
- si le soutien communautaire est faible, même parmi les parties prenantes qui y sont favorables, appuyez-vous sur les relations existantes pour poursuivre le dialogue. Dans les situations où les relations sont mauvaises, montrer que vous êtes disposés à explorer les résultats de l’évaluation avec les parties prenantes est un bon point de départ.
Les meilleurs conseils :
Identifier et résoudre les difficultés organisationnelles internes (étape 7) :
Avant de commencer à élaborer les actions proposées, considérez les points suivants :
- y a-t-il d’importants écarts qui découlent de difficultés organisationnelles au sein de l’entreprise ?
- l’analyse suggère-t-elle que ces difficultés nuisent aux relations entre la communauté et l’entreprise ?
- envisagez d’utiliser l’outil proposé dans la section 5 (p40) pour identifier les difficultés organisationnelles existant dans l’entreprise et comment les résoudre. Puis revenez à l’étape 7 pour faire des propositions d’actions.