Elemento 3 – Avaliar e responder: usar resultados
Avaliar e compreender plenamente as informações recolhidas dos resultados garante que as equipas podem trabalhar em comunidades, ao mesmo tempo que fortalecem as suas relações empresa-comunidade.
Secção 3 descreve como:
- analisar resultados da avaliação
- como as percepções da empresa podem diferir do sentimento da comunidade
- compreender causas do défice de apoio da comunidade
- determinar onde concentrar esforços para fortalecer as relações comunidade-empresa
- trabalhar com comunidades para melhorar as relações comunidade-empresa
Guia por Passos: Processo de análise
PASSO
1
Determinar se as percepções da empresa e das partes interessadas diferem (p30) – Passo 6
- o objetivo é identificar diferenças importantes em percepções de partes interessadas e da empresa. Uma sugestão de exemplo é juntar um pequeno grupo de pessoal da empesa, que não conheça as opiniões das partes interessadas, para uma sessão de trabalho em grupo
- registar todas as respostas do pessoal interno. Resumir e registar o que o grupo considera serem as percepções das partes interessadas para cada indicador e fator contextual. Comparar e analisar as percepções das partes interessadas e do pessoal num gráfico de aranha
- ver no Anexo E’s (p60-66) perguntas propostas para partes interessadas internas. Estas centram-se na sua compreensão de como as partes interessadas externas percepcionam a instalação e o contexto externo
PASSO
2
Identificar problemas, relações e dificuldades organizacionais (p31) – Passo 7
- este passo é melhor realizado, quando aplicável, com um pequeno grupo que tenha membros da equipa de avaliação, da equipa de relações da comunidade e equipas internas que possam prestar informações sobre partes interessadas externas
- recolher informações de partes interessadas e pessoal interno, como inquéritos, notas de entrevistas, registo de compromissos, análise do risco social, mecanismos de queixa, etc.
- organizar a informação numa tabela. Utilizar a Tabela 5 (p32) como modelo
- considerar atividades extra como reuniões mais frequentes ou mais focadas com partes interessadas, mais visitas por partes interessadas ao local, mais oportunidades de formação, etc. para ajudar a reforçar as relações comunidade-empresa
- integrar todas as ações propostas no planeamento de envolvimento existente e no plano de atividades, por ex. plano de envolvimento de partes interessadas
PASSO
3
Discutir os resultados da avaliação com partes interessadas (p33) – Passo 8
- embora ações propostas possam vir a já ter sido discutidas e inicialmente acordadas, é muito importante testar se estas são percebidas como tendo valor para as partes interessadas. Estas podem ter de ser alteradas
- assegurar que quem estiver envolvido em reuniões com partes interessadas está plenamente informado e ciente dos compromissos que pode ou não pode assumir
PASSO
4
Integrar os próximos passos no seu planeamento global (p34) – Passo 9
- assim que os passos seguintes tenham sido acordados com partes interessadas, documentar todas as ações, prazos, recursos necessários e preparativos. Tentar integrá-los em quaisquer planos de envolvimento de parte interessada existente
Considerações para futuros passos bem sucedidos
- que elementos do processo têm de ser acordados com partes interessadas, por ex. prazos, localização, idioma, etc.?
- as reuniões devem ocorrer em grupos pequenos ou grandes?
- deverá um terceiro imparcial facilitar a reunião?
- a abordagem está adaptada às abordagens e valores culturais dos grupos de partes interessadas?
- se surgirem comentários contraditórios entre grupos de partes interessadas, mencionar claramente que não é possível integrar todas as recomendações
- não esquecer de alterar o idioma e as explicações da análise, de modo a não excluir ou confundir quaisquer grupos
- se o apoio da comunidade for reduzido, mesmo com grupos de partes interessadas apoiantes, consolidar relações existentes para continuar o diálogo. Em situações com relações débeis, demonstrar vontade de explorar resultados de uma avaliação com partes interessadas é uma boa forma de começar
Sugestões:
Identificar e resolver dificuldades organizacionais internas (Passo 7):
Antes de desenvolver ações propostas, considerar o seguinte:
- existem diferenças significativas resultantes de problemas organizacionais na empresa?
- a análise sugere que estes problemas afetam negativamente as relações comunidade-empresa?
- considerar a utilização da ferramenta dan Secção 5 (p40) sobre como identificar e resolver desafios organizacionais da empresa. Depois regressar ao Passo 7 para propor ações